怎樣將展會活動策劃現(xiàn)場處理好？
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大家都知道，在中國大大小小的展會活動每一年都會舉辦很多，特別是在北京、廣州這樣的大城市，經(jīng)常舉辦一些大型展覽活動策劃，這里面也自然少不了很多企業(yè)的積極參與，而不少的活動策劃公司為了幫助企業(yè)將展會活動策劃搞好，付出了不少的努力。下面，睿陽活動策劃公司就跟大家說說，怎樣將展會活動策劃的現(xiàn)場處理好。
展會活動策劃的悲催生命周期：
一般來說，一場展會活動的正式展出時間往往只有三到四天，再加上前期布展1-2天或最后撤展的1天，合計(jì)大約5-6天。于是我們看到了一個展會活動非常悲催的生命周期：
第一天，搭建展位場地，大量貨車涌入，裝修裝飾公司現(xiàn)場布展，活動策劃公司負(fù)責(zé)人或展位主辦方代表到場查看，一個個形態(tài)各異的展位展架拔地而起，參展企業(yè)人人充滿了希冀和美好向往；
第二天，開始布展，著重是參展產(chǎn)品的布局和一些細(xì)軟物料的鋪設(shè)。如卡通模特假人POP等、聲光電設(shè)備、禮品贈品手提袋等配備、甚至插線板、飲水機(jī)等各項(xiàng)物料。
第三天，今天正式開始展出，由于是剛開始，所以秩序井然，參展企業(yè)工作人員也通常會熱情高漲、嚴(yán)陣以待。觀眾游客也通常最多，熙熙攘攘、人頭攢動，整個景象和氣氛都體現(xiàn)出熱鬧、壯觀。
第四天，展會活動進(jìn)入中期，參會觀眾游客通常會衰減至一半，但也不乏有個別真正不想趕場子湊熱鬧的目標(biāo)客戶，昨天嫌人多沒來，今天剛好過來。但參展企業(yè)的人則由于忙了昨天一天，今天已經(jīng)呈現(xiàn)出例行公事的樣子了。熱情度有很大衰減。
第五天，展會活動進(jìn)入后期，參展企業(yè)人員已經(jīng)明顯出現(xiàn)疲態(tài)，甚至有一點(diǎn)巴不得趕緊結(jié)束收攤走人。部分企業(yè)展位干脆開始就地瘋狂甩貨，而這時候，會場周邊長期賴以生存的大爺大媽們（被張會亭稱作是“展會游民”或“展會混子”），開始陸續(xù)入場，他們早已對周圍環(huán)境了然于心，也早已跟會場保安等混的很熟，于是他們總能找到免費(fèi)入場的方式。他們進(jìn)來后便開始瘋狂掃蕩。先是找?guī)讉€手提袋，然后開始往里面瘋狂裝廣告宣傳單頁，偶爾碰到參展企業(yè)比較好的小禮品、紀(jì)念品等便瘋狂去搶。廣告頁背回家賣廢紙，而其他小玩意則放家里或給孩子孫子們留著當(dāng)玩具。
第六天，撤展。絕大多數(shù)參展企業(yè)開始收攤走人，裝修裝飾公司則又卷土重來，叮叮咣咣開始拆各種架子。大量垃圾滿地都是，猶如被洗劫過一般。對參展企業(yè)來講，從預(yù)訂展位開始，展位費(fèi)、搭建費(fèi)，物料費(fèi)，出樣費(fèi)，小禮品等，各項(xiàng)都是費(fèi)用，但真正一場下來究竟有多大回報，則只有自己知道。
一個展會活動的周期就這樣匆匆而來，匆匆而終，保潔員打掃一下衛(wèi)生，迎接下一個周期的輪回……
一邊是展會活動中經(jīng)濟(jì)的繁榮景象；另一邊是展會現(xiàn)場的雜亂無章，真可謂成也蕭何，敗也蕭何！
展會活動現(xiàn)場的現(xiàn)象與問題：
通過上述對展會活動生命周期的分析來看，我們發(fā)現(xiàn)展會活動里面的企業(yè)活動通常呈現(xiàn)出以下幾個很明顯的現(xiàn)象和問題：
第一，參展企業(yè)（尤其是很多好大喜功的所謂大企業(yè)）往往醉心于瘋狂搭建展位的競賽，過于關(guān)注展位本身的搭建和視覺表現(xiàn)效果，更重視展位外觀，展位形象、展位大小、門頭高低的攀比；好像以此來彰顯出企業(yè)的實(shí)力。但對廣大游客和觀眾而言，卻未必最看重這些；
第二，在展位搭建競賽之后，緊跟著的是展品的布局，越來越別具匠心，從地面上升到空中，從單純的產(chǎn)品展示上升到模特、卡通形象的全方位包裝，從單一的靜態(tài)展示上升到聲光電等技術(shù)的綜合利用。這一點(diǎn)從今天的現(xiàn)代化展會活動發(fā)展方向來看，是一個必然的發(fā)展方向，并且也成為僅次于展位搭建競賽的重要競爭方式；但仍然停留在“物”的層面上。
第三，多少場展會下來，我們看到每一個展區(qū)的參展企業(yè)負(fù)責(zé)人和接待人員對游客和觀眾無外乎就是發(fā)放資料，請賜名片，發(fā)放紙袋，發(fā)放環(huán)保袋、發(fā)放小禮品等。再匆忙進(jìn)行簡單交流，至于究竟有多少真正的客戶或潛在客戶？聽天由命吧。這不能不說是極大的資源浪費(fèi)。“人”的問題仍然沒有調(diào)動起來。
展會活動成功“四句話”：
那么，有沒有可能把“人”的因素給巧妙地調(diào)動起來呢？答案是有。那就是在展會活動中進(jìn)行嵌入式的論壇或儀式。把相對普通被動的參展和展出，升級為吸納游客、觀眾、目標(biāo)客戶的主動參與和融入其中。很多時候，客戶只需多花幾萬元就可以實(shí)現(xiàn)有聲有色，有效規(guī)避了發(fā)放資料請賜名片等相對普通的流程環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了客戶的主動聚攏。
睿陽活動策劃公司經(jīng)過長期的觀察實(shí)踐和認(rèn)真總結(jié)，我們提出了展會活動策劃成功“三字經(jīng)”：
1、快而精，易聽懂
眾所周知，展會活動現(xiàn)場不是封閉式會議室，展廳空曠，難免有回聲。并且，人處在如此開放的展會活動環(huán)境中，易出現(xiàn)走馬觀花、眼花繚亂、左顧右盼、精力不集中等一些很自然的毛病；這些都屬于正常的生理反應(yīng)。正緣于此，企業(yè)在展會活動中搞嵌入式論壇或儀式的時候就要嚴(yán)格遵循此項(xiàng)原則。比如說議程安排要做到快而精，而整個流程的內(nèi)容要通俗易懂不拗口不費(fèi)腦筋，要更重視形式和氣勢以及氣氛的營造等等，這些都是必須的。
2、禮品誘，聚人氣
通常，企業(yè)在展會活動過程中會派發(fā)一些小禮品，有當(dāng)然比沒有強(qiáng)，但究竟禮品該如何定位，能起到多大價值和作用，這一點(diǎn)企業(yè)在采購和配置時非常值得思考。普通禮品沒有新意，但太貴的禮品又成本太高；發(fā)少了人氣不夠，發(fā)多了而很多人又不是目標(biāo)人群，這確實(shí)是一種兩難抉擇。所以我們要善于把控現(xiàn)場人氣與禮品發(fā)放的平衡點(diǎn)。對目標(biāo)參與人群會給予禮品方面的重視，普通參觀游客則僅僅是象征性地給與紙袋等小商品，所以這時既要對人群進(jìn)行篩選確保禮品不盲目流失，還要能保證不傷害整個品牌的大氣形象，不讓觀眾反感。
3、重參與，多互動
目前，展會活動現(xiàn)場的現(xiàn)狀是僅僅是發(fā)放資料，請賜名片等等的簡單交流，在這種場合下觀眾及參展商進(jìn)行深入洽談顯然不太可能，所以這就需要參展商想方設(shè)法來增強(qiáng)參觀游客的體驗(yàn)感和互動性，以此來形成難以忘懷的印象，像一些展出直接用到的設(shè)施及演示過程，要增進(jìn)游客對產(chǎn)品和公司的綜合認(rèn)知，可進(jìn)行互動，讓對方談感受，可以充分體現(xiàn)出對目標(biāo)人群或參與成功人群的尊重和人性化關(guān)懷。
4、管財(cái)物，防混子
中國的展會經(jīng)濟(jì)發(fā)展了最近幾十年，在很多展會的周邊，比如廣州的一些會展中心周邊，都聚集了很多社區(qū)居民和一些收破爛的人，他們會用不同方式混進(jìn)展區(qū)，大量收集禮品、單頁資料、環(huán)保袋等不同產(chǎn)品，回收的資料回去賣廢紙，其他有用的東西則予以留存。這樣久而久之，會形成一種“展會活動拾荒產(chǎn)業(yè)”，從這個角度上來講，會造成嚴(yán)重的資源流失及浪費(fèi)。同時，展會活動現(xiàn)場雜亂，那些器材，展品，樣品，哪怕是插線板這樣的設(shè)施，都需要進(jìn)行保護(hù)，這就要求參展企業(yè)的所有工作人員，從進(jìn)到這個會場開始，都時刻要有防范意識，對于展會活動現(xiàn)場的所有物料都要做好清點(diǎn)和有效管控，隨時提高警惕，對于參加展會活動現(xiàn)場的人千萬不要掉以輕心，甚至哪怕是競爭對手企業(yè)的人，也不可不防。不要認(rèn)為每個人都很高尚，一旦展會活動結(jié)束造成丟東落西，甚至重要物品流失的現(xiàn)象，到那時就悔之晚矣。
總之，在中國的展會活動還有很多不規(guī)范的地方。每次當(dāng)我們走出展會活動策劃現(xiàn)場，回頭看看那些原本搭建很好而又即將被拆的各種展位展架和物品，總會涌現(xiàn)出“曇花一現(xiàn)、匆匆繁榮”的感慨。睿陽活動策劃公司在此衷心希望各參展企業(yè)能在參展后永續(xù)繁榮，而“匆匆”僅僅是一個顧盼有情的回眸。
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