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專業(yè)的推廣活動(dòng)公司往往會(huì)在活動(dòng)舉行之前搜集到盡量多的根本信息，次要包括活動(dòng)的性質(zhì)、工夫、地域范圍、規(guī)模人數(shù)、預(yù)算、特殊要求。依據(jù)活動(dòng)主辦方的這些活動(dòng)根本信息，挑選合適的活動(dòng)舉行場(chǎng)所，而活動(dòng)舉行場(chǎng)所對(duì)一場(chǎng)活動(dòng)的成功舉行，具有重要的作用，因而推廣活動(dòng)公司在選擇活動(dòng)舉行場(chǎng)所的時(shí)分往往會(huì)結(jié)合活動(dòng)策劃方案進(jìn)行全體考慮剖析。
通常來說，推廣活動(dòng)公司會(huì)依據(jù)活動(dòng)相關(guān)的信息去尋覓滿足活動(dòng)需求的活動(dòng)舉行場(chǎng)所。比方可以經(jīng)過上網(wǎng)查找等方式搜索，或許遵從活動(dòng)策劃人員的相關(guān)建議，然后推廣活動(dòng)公司需求把找到的一切活動(dòng)場(chǎng)所信息匯總，并且分為主辦方意向比擬激烈主選和意向普通的兩大類。再接著推廣活動(dòng)公司就需求順次向找到的一切場(chǎng)所先進(jìn)行電話溝通，首先是求證活動(dòng)舉行場(chǎng)所信息的性。活動(dòng)舉行場(chǎng)所的規(guī)模，活動(dòng)舉行場(chǎng)所所具有的根底設(shè)備，活動(dòng)舉行場(chǎng)所的運(yùn)用費(fèi)用等。假如所選擇的活動(dòng)場(chǎng)地已有人預(yù)定場(chǎng)所，也不要馬上排除，訊問活動(dòng)舉行場(chǎng)地租賃方的其他客戶是否付定金。假如預(yù)定活動(dòng)場(chǎng)所方未付定金，推廣活動(dòng)公司還是無機(jī)會(huì)可以運(yùn)用該活動(dòng)場(chǎng)地的，而推廣活動(dòng)公司經(jīng)過頭一輪電話的征詢，可以進(jìn)一步聚焦候選活動(dòng)場(chǎng)地，接下去推廣活動(dòng)公司就可以和活動(dòng)場(chǎng)地的對(duì)接人員預(yù)定看場(chǎng)所了，推廣活動(dòng)公司一般是能在第一利間內(nèi)把候選活動(dòng)場(chǎng)地都調(diào)查一遍。
要打造一個(gè)想要活動(dòng)氛圍的活動(dòng)，周邊環(huán)境非常重要。首先活動(dòng)參與者看到的一定是活動(dòng)場(chǎng)地的內(nèi)部環(huán)境，交通，其文明氣氛能否契合本次活動(dòng)的要求，則需求有一個(gè)大體的評(píng)價(jià)報(bào)告。走進(jìn)活動(dòng)舉行場(chǎng)所，場(chǎng)所的風(fēng)格、擺設(shè)能否陳腐，衛(wèi)生條件如何，場(chǎng)所四周能否有噪聲攪擾，都是推廣活動(dòng)公司調(diào)查時(shí)必需要留意到的地方。
其次看場(chǎng)地的規(guī)模能否契合參與人數(shù)的要求，層高有多高，能否會(huì)影響到活動(dòng)場(chǎng)所的舞臺(tái)搭建、燈光音響設(shè)置。活動(dòng)場(chǎng)所內(nèi)能否有柱子，假如有柱子，則能否會(huì)障礙觀眾視野等各方面成績(jī)，和活動(dòng)場(chǎng)所的主會(huì)場(chǎng)相關(guān)的VIP室、化裝間的設(shè)置活動(dòng)策劃公司都必需要順次的細(xì)心調(diào)查，向?qū)Ψ剿饕粡埢顒?dòng)舉行場(chǎng)所的立體圖，以便前期規(guī)劃。
活動(dòng)舉辦場(chǎng)所的相關(guān)設(shè)備，活動(dòng)企劃公司在調(diào)查場(chǎng)所時(shí)，經(jīng)常詢問活動(dòng)舉辦場(chǎng)所的所有設(shè)備。如果活動(dòng)中需要使用設(shè)備，例如活動(dòng)舉辦場(chǎng)所的舞臺(tái)照明、麥克風(fēng)、音響、投影、LED大畫面等各個(gè)方面的設(shè)備，活動(dòng)企劃公司必須順序翻開試聽反省。如需運(yùn)用活動(dòng)舉行場(chǎng)所的舞臺(tái)，則推廣活動(dòng)公司需求理解活動(dòng)舉行場(chǎng)所提供的舞臺(tái)的實(shí)踐大小，舞臺(tái)擺放地位，紅毯等等能否有提供；還要同時(shí)理解活動(dòng)舉行場(chǎng)所的相關(guān)效勞，活動(dòng)舉行場(chǎng)所的效勞人員能否專業(yè)，或許是活動(dòng)舉行場(chǎng)所的安保，消防設(shè)備的地位，活動(dòng)場(chǎng)所平安用電在多少功率之內(nèi)。
很多活動(dòng)主辦方很關(guān)注的就是場(chǎng)地租賃價(jià)錢了，在關(guān)于活動(dòng)舉行場(chǎng)所的價(jià)錢方面，推廣活動(dòng)公司會(huì)詳細(xì)引見活動(dòng)舉行場(chǎng)所的租賃費(fèi)，設(shè)備租賃費(fèi)，若活動(dòng)主辦方?jīng)Q議舉行，那么推廣活動(dòng)公司還需要了解什么時(shí)候進(jìn)場(chǎng)搭建，是否有進(jìn)場(chǎng)費(fèi)等。假如推廣活動(dòng)公司經(jīng)過調(diào)查，還是沒有碰到活動(dòng)主辦方稱心的場(chǎng)所，那么推廣活動(dòng)公司還需要再調(diào)查各個(gè)活動(dòng)場(chǎng)地與主辦方再次進(jìn)行討論，終選擇出優(yōu)的活動(dòng)場(chǎng)地。
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