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為什么要做活動總結(jié)？活動總結(jié)的必要性。活動總結(jié)，對于策劃公司來說，每次做完活動后做一個總結(jié)，能夠使我們從這個活動中發(fā)現(xiàn)活動的亮點(diǎn)與不足，那么在下次活動中我們就能吸取這次活動的教訓(xùn)，避免犯同樣的錯誤。活動總結(jié)的重點(diǎn)，可以用3句話概況：發(fā)現(xiàn)問題、找出原因，提出解決方案。
當(dāng)最后一位客人離開，我們開始收拾會場，甚至于收拾完會場，此次活動才可以說畫上了句號。在這個結(jié)束的時刻，作為活動策劃公司才真正清楚活動是否按部就班、有條不紊的完成了。也許活動中出現(xiàn)了一些意外和波折，也許某些環(huán)節(jié)收到了驚喜，但是生活就是如此，在活動進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)之前都需要花些時間去總結(jié)和品味，哪怕只有片刻時間。之后將自己的體會記到工作安排中去，當(dāng)你對活動進(jìn)行回顧與總結(jié)時，就可以做到記憶猶新。
一般作為活動策劃公司在完成某一活動后不要急于去做總結(jié)，留些時間去整理筆記、休息放松，時間不宜拖的太久，要趁大家記憶深刻時進(jìn)行。對本次活動策劃的評估與反思，不要總是挑毛病，要多找值得學(xué)習(xí)的改進(jìn)的地方。哪些方面做的好？哪些方面下次需要改進(jìn)？每次活動都會有值得我們學(xué)習(xí)的地方，這對于活動策劃公司的工作人員會大有裨益。活動的目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)了？如果沒有，應(yīng)該如何改進(jìn)才能取得滿意的效果？預(yù)算是否超標(biāo)？是否有超支的項目？是什么原因？這一問題最后是否得到解決？反映如何？
活動策劃人員要將相關(guān)的想法和意見記錄下來，在活動結(jié)束之后如果需要向客戶提交活動執(zhí)行總結(jié)，并將活動后的內(nèi)部資料存檔，又或者將來要為同一客戶服務(wù)、在同一會場舉辦活動或者和相同供應(yīng)商合作，同時為了便于新人學(xué)習(xí)，這些記錄都將是十分寶貴的資料。
歷屆活動資料包括了活動執(zhí)行總結(jié)以及歷屆活動策劃的內(nèi)部資料，涵蓋了各種寶貴的信息，是今后活動策劃的藍(lán)本，并為今后的垂下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。當(dāng)某公司決定舉辦活動時，其策劃公司或活動會場，例如酒店工會展中心首先想要了解的就是其以往舉辦過活動的資料。這些資料在很多方面都可以借鑒。首先，他們可以從你曾經(jīng)舉辦活動的會場的水準(zhǔn)了解到該會場是適合他們舉辦活動的還是其服務(wù)水平仍然沒有達(dá)到他們的要求。
活動策劃的一個技巧在于步步為營。詳細(xì)的總結(jié)資料有助于策劃公司逐步提升舉辦活動的水平。如果公司舉辦的活動能夠在以往的基礎(chǔ)上有所飛躍，那么所有人都會對公司有信心，他們可以完全肯定，公司的財政呈良性發(fā)展，而他們來年的收入也有了強(qiáng)有力的保障，而且也無須擔(dān)心活動會因為會場與內(nèi)容的不合適而達(dá)不到公司的目標(biāo)。
有實(shí)用價值的活動總結(jié)應(yīng)該包括下述內(nèi)容：
1、公司與活動的戰(zhàn)略目標(biāo)以及為實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的戰(zhàn)略設(shè)計與策劃方案。
2、公司與活動和投資回報。
活動結(jié)束之后召開內(nèi)部匯報會議，以確保為公司與客戶提供的活動總結(jié)報告中沒有遺漏任何重要內(nèi)容。要記住，開會的目的是吸收經(jīng)驗、學(xué)習(xí)進(jìn)取，而不是妄加評判。會議的重點(diǎn)應(yīng)該是活動在哪些方面取得了成功，哪些方面有待改進(jìn)以及要采取哪些行動。參加會議的人員應(yīng)該包括全體活動策劃人員、外勤人員以及活動會場工作人員。盡量使匯報條理清晰、重點(diǎn)突出，避免情緒化。盡量控制會議時間不超過一小時。
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